Top 8 Microsoft Teams tip til at bruge det som en professionel

slack ændrede messaging-spillet siden sin debut i august 2013. Det har erstattet e-mail til intern kommunikation i mange teams og organisationer. I mellemtiden, Microsoft Team overhalede Slack med over 13 millioner brugere ved at samle det med Office 365-tjenesten.




Plus, det drager fordel af Microsofts & robuste økosystem bygget gennem årene. Hvis din office-opsætning eller -organisation har Office 365-abonnementet, bliver kommunikation og samarbejde via Teams ubesværet.

Lad os se på nogle af de bedste tip og tricks til Microsoft Team-brugere for at øge deres produktivitet og bruge det som en professionel.







1. Tastaturgenveje

Tastaturgenveje kan spare meget tid, især når du bruger en app som Teams. Du bruger sandsynligvis det hele dagen til at kommunikere med kolleger. Der er kun to genveje, du skal huske som nybegynder for nu.

  1. / - fremadstregtasten viser alle de kommandoer, du kan give ved hjælp af forskellige tastaturgenveje.
  2. / taster - en liste over alle de tastaturgenveje, du kan bruge. Listen er temmelig lang til her at dele. Find og husk dem, der er nyttige for dig.

Som det ses på skærmbilledet, skriver du disse to genveje i søgefeltet øverst for at finde, hvad du leder efter.





2. Gruppenavn

Chat er en primær funktion i Microsoft Teams, men det kan være svært at søge efter en bestemt samtale inde i en kanal. Du kan løse dette problem ved at give det chatvindue eller gruppere et meningsfuldt navn. Hvis du for eksempel diskuterer en ny guide til produkt A, kan du navngive chatvinduet Produkt A-fejl. Gør det lettere at søge i fremtiden.

For at gøre det skal du blot klikke på blyantikonet øverst i chatvinduet for at redigere og derefter give det et navn. Fungerer kun til gruppechats og ikke private.

Også på Guiding Tech
Sådan opretter og administreres regler i Outlook 365 Webmail
Læs mere




3. Videresend e-mails

Hos GT bruger vi næppe e-mails og stoler stort set på Slack for at kommunikere med hinanden. Det fungerer for os, men betyder ikke, at du kan fjerne e-mails helt. E-mails er her for at blive. Microsoft ved det, og det er derfor, det giver brugerne mulighed for at videresende e-mails med vedhæftede filer til Team-kanaler fra alle hvidlistede e-mail-domæner.

Ikke kun det, hvis du klikker på Avancerede indstillinger i det næste skærmbillede, kan du kontrollere, hvem der kan sende e-mails, og det også fra specifikke domæner, for at reducere uopfordrede e-mails.





4. Opret GIF'er

Det er sjovt at dele GIF'er, men oprette dem er det endnu mere. Jeg er glad for, at hold lader medlemmerne oprette deres egne GIF'er, så de kan være kreative og reducere stress for at afbalancere de seriøse diskussioner.

Hold integrerer Giphy, en populær GIF-destination, for at dele dit kunstværk med andre teammedlemmer.





5. Bots

At automatisere de gentagne opgaver sparer tid, og bots kan være nyttige. Hold har et antal bots, som du kan bruge til din fordel. Who bot er nyttigt til at finde teammedlemmer i hele organisationen baseret på deres roller og ansvar. Hvem er for eksempel det førende produkt X-marketing?

Bots fungerer som teammedlemmer, hvilket betyder, at du kan chatte med dem, stille dem spørgsmål, og de vil svare.

Andre bots inkluderer Kalender-bot for at finde en åben slot i dine såvel som teammedlemmers kalendere og planlægningsaftaler, Polly til at oprette afstemninger og indsamle feedback, og YellowAnt til at oprette forbindelse til over 40 apps for at skabe intelligente arbejdsgange. Sådan kan du gøre oprette dine egne bots.

Også på Guiding Tech
Sådan konfigureres Microsoft Office 365 e-mail og kalender på Android
Læs mere




6. Faner

Hold leveres med en unik funktion kaldet Tabs. Du kan dedikere hver fane til en enkelt ressource, der kan være en video, et websted eller en app. Det afhænger af, hvad du vil opnå med det. Jeg synes, det er bedst egnet til apps, som du vil bruge, mens du arbejder med teams.

Faner gør det virkelig let at styre arbejdsgangen og forhindre, at vigtige dele af processen overlapper hinanden. For eksempel kan du oprette en fane til Trello, så alle i teamet kan få adgang til den bekvemt. Klik bare på & lsquo; + & rsquo; ikon for at vælge en app. Bemærk, at der allerede er en fane til deling af filer.





7. Bogmærke

En lille, men ofte forsømt funktion i teams er bogmærkeindstillingen. Hvis du modtager en vigtig besked, men gerne vil vende tilbage til den senere, kan du blot bogmærke den og have en tendens til den senere.

Klik på menuikonet ved siden af ​​meddelelsen for at gøre det.





8. Immersive Reader

Delte nogen et dokument med dig? I stedet for at læse det i sin helhed, kan du bruge Immersive Reader til at gøre to ting. Fjern alle distraktioner, så kun teksten er synlig. Gør det nemt at fokusere på dokumentet eller beskeden.

Du kan også lytte til dokumentet med ord, der er fremhævet i realtid. En anden sej funktion er oversættelse. Du kan vælge en meddelelse og oversætte den til over 60 sprog vha. Microsoft Translator.





Teamwork hele vejen

Microsoft Teams er et fantastisk samarbejdsværktøj og en intet brainer, hvis du allerede arbejder med andre Microsoft-produkter som Office 365. Håber, at nogle af de tip, vi delte ovenfor, vil hjælpe dig med at være mere produktive.

Næste op: Er din Outlook-indbakke ude af kontrol? Klik på linket herunder for at lære, hvordan du bruger regler til styring af Outlook 365.