Sådan opretter og bruger du en distributionsliste i MS Outlook

Har du grupper af kontakter, som du fortsætter med at sende e-mails og mødeanmodninger? Og indtaster du hver mailadresse igen, hver gang du ønsker det? Nu, hvis du bruger MS Outlook som din e-mail-klient og stadig gør den samme ting, mangler du noget virkelig cool.




Outlook giver dig mulighed for at oprette Distributionslister som ikke er andet end delmængder af dine kontakter eller tilpassede grupper, som du muligvis kalder. Så næste gang du har en gruppe af mennesker, der skal sendes hyppige mails til, oprette en distributionsliste som forklaret nedenfor.





Trin til at oprette en distributionsliste

Før du begynder anbefaler jeg (og antager), at du har de fleste kontakter, der allerede er tilføjet i din Kontakter liste. Det gør tingene lettere for dig.



Trin 1: Klik på Kontakter fane i bunden af ​​venstre rude. Nu skal du ramme Handlinger fane på båndet og følg til Ny distributionsliste. Tastaturelskere kan finde Ctrl + Shift + L som en bedre mulighed.



Trin 2: Et nyt vindue kommer op med Omdelingsliste fanen om fremhævning. Giv et navn til din gruppe, og tilføj medlemmer til det fra Vælg medlemmer under Medlemmer afsnit.

Trin 3: Dobbeltklik på de navne, du vil tilføje, eller vælg dem, og klik på Medlemmer knap.

Du kan også bruge Tilføj ny ikon for at tilføje medlemmer, der ikke er på din kontaktliste. Opdatering og Fjerne kontakter er komplementære muligheder.

Trin 4: Når du har tilføjet medlemmer, vil du blive bragt tilbage til vinduet på trin 2. Klik på Gem og luk for at begynde at bruge din første distributionsliste.

Se på billedet ovenfor. Jeg har oprettet min liste for få Guiding Tech-medlemmer, og dette er det navn, jeg bruger til at gruppere alle e-mails.

Bemærk: Du kan altid redigere listen ved at navigere til Kontakter> Vælg gruppe og følg trin 2 til 4, eller som du måske finder passende.





Sådan bruges en distributionsliste?

Start med en ny e-mail. Opret din besked og i Til felt indtast det navn, du gav til din gruppe. I mit tilfælde er det det Guiding-Tech. Når navnet skrives, vil du se, at det bliver fed og understreget angiver, at Outlook har genkendt adressen. Hvis det ikke gør, kan du prøve at lave en Ctrl + K. Hvis det stadig ikke gør det, har du skruet op processen og skal muligvis gå tilbage til trin 1.

Klik på + tegnet opdeler listens navn til individuelle mailadresser (nyttigt, hvis du til tider vil fjerne undtagelser).





Konklusion

Ting kan ikke blive enklere end dette, hvis du har brug for at sende gruppemails hver gang. Du kan oprette så mange lister, som du vil og bruge dem til din fleksibilitet. En liste kan tages som et supersæt eller en undergruppe af en anden. Meget mere at forstå, og det vil du, når du begynder at udforske funktionen.